貸し会議室を利用しての会議では、時間貸しでの利用がほとんどだと思います。会議を長引かせないためにも、時間効率を意識した会議が必要になります。こちらでは、会議を効率良く進めるポイントをご紹介致します。

その1：会議の事前準備

・会議の目的を参加者全員で共有する
会議の前に会議の目的を参加者全員で共有しておくと、会議中に会議の目的を説明する時間を省く事ができます。

・会議のゴールを考える
その議題について、どこまで議論するべきかを考えておくと良いでしょう。例えば、「予算を決定させたい」など、参加者に具体的な数値を決定させたいことを伝えておきましょう。

・会議の終了時間を決めておく
終了時間をダラダラと長引かせないようにしましょう。会社によっては、無駄な議論や時間を意識させるために、会議室を時間貸しで有料化している会社もあるそうです。

その2：会議当日

・資料を配り過ぎない
資料の量が多いと、その資料を読む事に集中してしまう人がいます。
会議内容によっては資料が多くなってしまうという場合は、事前に配布して目を通しておくように伝えるか、会議中の議題に沿って都度資料を配布するなど、資料を読み上げるだけの会議にならないような心掛けが必要です。

・議事録はプロジェクトに詳しい人1名がとる
議事録の担当者はプロジェクトに詳しい人、1名に担当してもらいましょう。会議に集中してもらうために、議事録担当以外の人には、ノートPCを閉じてもらいましょう。

・率先して進行係になる
自分が抱えている仕事が多いときほど、進行係を積極的に行うと良いです。議論がダラダラと長引いてしまわないようにタイムキーパーの役割ができます。

その3：会議終了後

・議事録は会議後すぐに送る
時間が経つほど、議論の記憶が薄れてしまいます。理想は、会議が終了するころに議事録が仕上がっている事です。議事録はプロジェクトに詳しい人にとってもらうととても効率的です。