電話代行が月2,000円～！ ハイコストパフォーマンス
弊社電話代行サービスの特徴
弊社の電話代行サービスは、低コストにて高品質なサービスをご提供しております。
弊社サービスが高品質な理由は．．．
全てのオペレーターが社内で作業
弊社の電話代行のオペレーターは全て弊社社内で作業を行っております。 社内で作業をすることにより、
- お客様の情報に変更があった場合、即時に情報共有しております。
- 問題が発生した場合は他オペレーターがバックアップに入り問題解決に共同で取り組みます。例えばクレームの御電話で電話先のお客様がオペレーターを恫喝且つ電話を切らせないなどということがたまにございます。この場合は他オペレーターがお客様に緊急に横で電話を掛け対応をお願いするなどのことがございます。）
- オペレーター同士がお客様対応の姿勢や作業処理過程の確認など、それぞれ指摘や共同確認を行って日々業務改善を行っております。
- お電話内容をお客様にご報告後、その電話先は営業電話のため次回以降取り次がないようにとのご連絡が多くあります。お客様から指定された電話先はその後営業電話として扱うため取扱い情報を弊社のお客様データベース『お客様カルテ』に記載・追加しオペレーター全員が認識するようにしております。
弊社電話代行が全て社内オペレーターで対応する理由
それは現場力です。
コスト的に考えた場合、今はやりの在宅オペレーターでの対応を行った方がコストを圧倒的に下げることが可能です。
しかしながら上記に上げた理由とともに、現場の団結力や助けあう精神はオペレーターが日々会する社内でしか作り上げることができません。
オペレーターの仕事は決して楽ではありません。理不尽なお電話も残念ながらございます。
そのような時（気力が萎えてしまいそうな時）に仲間がすぐ隣にいることはどれだけの励みになるかわかりません。例え気力が萎えてしまっても次の御電話には明るく応答しなければならないのです。
その時こそ仲間の励ましがモチベーションを上げ、同時に現場力が上がっていき、最終的にはお客様へのサービス向上にもつながるものと弊社では考えております。
弊社はこれからも社内において現場力をスタッフ一同で磨いてまいります。
ご報告メールの送信漏れを確実に防ぐシステム
弊社電話代行はお陰様で多くのお客様にご利用いただくことにより大量のご報告メールを毎日送信させて頂いております。
しかしながらお客様数が増加するとともに、1日の終わりになってご報告しなくてはならない未送信メールが発覚するなど事業者として 恥ずべき状況に陥っていた時がございました。
そこで弊社では抜本的にオペレーターによる大量の受信と正確なご報告をいかに確実に行うか？様々な検討を重ねた結果、その答えはシステムによる随時未送信メールを発見するシステムを構築することでした。
弊社はご報告メールを管理サーバーにあるお客様用のデータベースで作成、そのデータベースより直接お客様に送信しております。
このデータベースシステムを改善することによってオペレーターの人の目又は注意だけでは、繁忙時にすり抜けてしまう未送信ご報告。メールを随時発見、万が一未送信が発生しても10分以内に警告のアラートが表示されると同時に未送信を検出。お客様にご迷惑をお掛けしないシステムを設計、構築致しました。
このシステムにより現在弊社ではメールご報告の未送信エラーは1件も起こらなくなっております。
当たり前のことですが確実な業務を遂行できるよう日々改善、改良を行ってお客様のお役に立つサービスの提供を心がけております。
オペレーターの聞き間違い、お客様の言い間違い、またクレームや受信内容の確認ができる受信内容を2週間保管する録音システム
電話代行は様々なお電話を受信しオペレーターがその内容を聞き取りお客様にご報告を差し上げる仕事がメインでございます。
弊社電話代行では確実な受信内容をご報告するために相手先お電話番号や聞きづらい文言などはオペレーターが復唱し、お電話先のお客様に確認をとっております。
しかしながらどうしてもヒューマンエラーにて聞き間違いなどが発生してしまうことは否定できません。またかなりの割合でお電話先のお客様が言い間違えをされることも発生しております。
聞き間違え、言い間違えは当然お客様にご報告後、エラーとして発覚確認を行わなくてはならなくなります。
その対策として弊社では全受信内容を録音、録音内容は約2週間弊社サーバーに保管され、確認しなくてはならない場合には弊社オペレーターが随時確認できる仕組みとなっております。
またお客様によっては『紛争中の相手からかかってきた電話の内容を証拠として使いたいので録音データがほしい』と稀ではありますがご要望を頂く場合がございます。
このような場合でもプライバシーの侵害などがないと判断できれば録音データをお客様にご提供する場合もございます。
このように万が一エラーが発生した場合も確実にフォローできる体制を作っていけるよう日々システムを改善しております。
品質を維持しながらこの価格でご提供するために
弊社の電話代行は代表者の創業時の思いから、少ない件数で且つ低価格のサービスをご提供することをコンセプトにして設計されております。
その為に
- 通常電話代行に必要な設備機器への投資を可能な限り削減
⇒クラウドに置き換えることにより投資の大幅な削減を実現 - オペレーターの工数をできるだけ削減するためにメールご報告作業を可能な限りシステム化を図り工数を削減。
- 社内にいる電話代行オペレーターでは対応できない数の同時コールが発生した場合でも、同じオフィス内にいる経理代行部署のスタッフがオペレーター受信対応を行える体制をとったことで常時社内に在籍するオペレーターの人数を最適化することでコストを軽減。
など社内の設備、工程数削減を実施、コスト削減を行っております。
また受信件数の約40％弱を占める明らかな営業電話をお客様にご報告しないことで、余分なコストをお客様へご負担いただかないことと、オペレーターの作業負担軽減の両方を実現致しました。
弊社ではこのような工数削減を他にも日々改善、改良を行ってお客様のお役に立つサービスの提供を心がけております。
クレーム対応をお受けしていないことにつきまして
弊社の電話代行はクレーム対応を業務としてはお受けしておりません。
弊社はクレームとはお客様同士の関係性が何らかの形で綻びその問題が噴出している状況であると考えております。
お客様同士の関係性が綻んでいる状況で、その関係性をわからないオペレーターが対応をさせていただくのはお客様はもとより、お電話 をお掛けいただいている先のお客様にも、ご迷惑をお掛けすることになると考えお引受しておりません。
また弊社オペレーターにとっても理由のわからない状況でクレームをお受けしてしまうと精神衛生上、非常に良くない状況となります。
弊社は安定したサービスをお客様にご提供できるようオペレーターには長期において弊社で就労してもらい、それによってサービスの質を高めることを社内に課しております。
弊社がクレーム対応をお引受したことによりオペレーターが固定せず新規オペレーターが入れ替わり立ち代わり対応し安定しないサービスをご提供することになってしまっては本末転倒になってしまいます。
オペレーターが気持ちよくサービスをご提供できる環境こそサービス向上の礎になるものと弊社では考えております。
このような理由から弊社ではクレーム対応をお引受しておりません。
誠に勝手ではございますが、クレーム対応を電話代行に委託したいとお考えのお客様は、他社の電話代行をご検討頂けますようお願い申し上げます。
更に加えて、以下の特徴がございます
- 初期費用が0円。手軽にスタートができます。
- 営業電話をカット。営業電話は料金に入りません。
- スマホでビジネスフォンとの組み合わせで電話代行のオンオフ自由（ご自身でもお電話に出ていただけ、経費節減や即時対応も可能）
- レンタルオフィス会員は割引料金適用に！他のサービスと合わせて完璧なバックオフィスを。
現在、03から始まる番号の「スマホで03！」と045から始まる「スマホで045！」「スマホで044!」の３つのサービスを展開しております。それぞれの料金体系等については、下記からご確認ください。）
※スマホで０４４は他のサービスと同様の内容となります。
お申し込み
お申し込みからサービス御提供まで
- ホームページなどをご覧いただきお問い合わせから資料請求、お申込みなどのご連絡をお願い致します
- 折返して資料、申込書を送付致しますので、ご確認ください。
- お申込みの場合必要書類をFAXまたはメールで下記2つの書類を弊社宛にFAXまたはメール添付にてお送りいただきます。
- 代表者様の免許証のコピー（表裏両面）と会社の履歴事項全部証明書（会社謄本）コピー
- 担当者名、ご連絡先他をご記入いただくお客様カルテシート
- 審査通過と共にご連絡。お知らせする転送先電話番号をお手持ちの電話機器などに設定していただき、お知らせをした翌日から御利用開始となります。
電話代行サービス ご料金表(2018/05/01より）
| コース | 月額基本ご料金 | 月間コール数 | コールオーバー |
| ミニマムプラン | ￥2,500(税込￥2,750) | 11コールまで | 1コール200円（税込￥220） |
| ライトプラン | ￥3,500(税込￥3,850) | 22コールまで | 1コール200円（税込￥220） |
| ベーシックプラン | ￥4,500(税込￥4,950) | 33コールまで | 1コール200円（税込￥220） |
| フルプラン | ￥5,500(税込￥6,050) | 44コールまで | 1コール200円（税込￥220） |
| その他 | お問い合わせください | ～100コール | お問い合わせください |
※レンタルオフィス会員は550円引き（税込）となります。
※転送料金が契約会社の転送通話料かかります（固定電話の場合、3分10円など）
※あきらかな営業電話はコール数に含みません。
※1社様あたりご報告メール登録数は3件までとさせていただきます。3件以上のご登録を御希望の場合は1件当たり¥100（税込¥110)の御請求が追加されます。登録メールのアドレスが変わったなどの変更手数料は無料です。
※サービス品質向上のため、約2週間通話録音させていただいております。
※ご請求は全てメールでのご請求となります。紙でのご請求書は発送しておりません。
※日割りでのご請求は行っておりません。
※お支払いは請求書を毎月15日を目安に発行。お支払い期限は請求書発行月の末日となっております。
お申し込み
お申し込みは→お問い合わせから弊社スタッフまでメールにて御連絡下さい。必要書類をPDFなどにてお送り申し上げます。
コンプライアンスについて
金融商品取引法や犯罪収益移転防止法及び他各法令遵守の姿勢について
弊社では出資法や犯罪収益移転防止法、金融商品取引法はじめとするコンプライアンスを遵守し、適切な取引を行っております。万が一お客様が悪意を持つ、持たないに関わらず、法律に抵触する恐れがある取引を弊社システムを通じて行おうとした場合、弊社では即時にお取引を停止、または契約破棄を行うと同時に関連行政機関へ通知または告発を即時に行います。特に振り込め詐欺や架空の社債募集などは一般の方々を巻込んだ悪質な犯罪ととらえ厳しく対処してまいります。